Personvernerklæring for ES UNG.

1. Innledning

Evangeliesenteret Ung (ES UNG) behandler personopplysninger om medlemmer, givere, frivillige, tillitsvalgte og andre som er i kontakt med organisasjonen. Denne personvernerklæringen beskriver hvilke personopplysninger vi behandler, hva vi bruker dem til, hvem vi deler dem med og hvilke rettigheter du har som registrert.

Erklæringen gjelder for hele ES UNG, herunder hovedstyret, kontorstaben og lokallagene, jf. vedtektene § 5.

2. Behandlingsansvarlig

Behandlingsansvarlig

Evangeliesenteret Ung (ES UNG)

Organisasjonsnummer

933 981 150

Postadresse

Klostergata 29, 1532 Moss

E-post for personvernhenvendelser

post@esung.no

Følges opp av

Glenn Duesund Fossengen

Lokallagene i ES UNG er selvstendige enheter, jf. vedtektene § 5 bokstav a og d, men registrerer sine medlemmer direkte i det sentrale registeret i Orglab-plattformen. Ettersom all registrering skjer i ett felles system som hovedstyret/kontorstaben har rådigheten over, er det ES UNG sentralt som er behandlingsansvarlig for opplysningene, også der de er lagt inn av det enkelte lokallag.

3. Personopplysninger vi behandler, og hvorfor

3.1 Medlemskap

Formål: Administrere medlemskap i ES UNG, herunder innmelding, utmelding, kontingent, stemmerett og tilhørighet til lokallag, jf. vedtektene § 4 og § 5.

Kategorier av registrerte: Medlemmer og tidligere medlemmer, herunder medlemmer under 15 år som er innmeldt av foresatte, jf. vedtektene § 4.

Personopplysninger: Navn, adresse, fødselsår/fødselsdato, e-postadresse, telefonnummer, medlemsnummer, tilhørighet til lokallag, eventuelle verv, og informasjon om betalt kontingent.

Behandlingsgrunnlag: Personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav b (oppfyllelse av avtalen om medlemskap som inngås ved innmelding og betaling av kontingent, jf. vedtektene § 4) og bokstav c (rettslig forpliktelse), jf. forskrift om tilskudd til frivillige barne- og ungdomsorganisasjoner § 3-2, som pålegger organisasjonens sentralledd å føre et sentralt medlemsregister med navn, adresse, fødselsår, tilhørighet til lokallag og opplysning om betalt kontingent, jf. den generelle dokumentasjonsplikten i § 3-1.

Lagringstid: Medlemsopplysninger oppbevares så lenge medlemskapet består, og deretter i inntil fem år fra 1. januar i det aktuelle grunnlagsåret, jf. dokumentasjonsplikten i forskriften § 3-1.

3.2 Givertjeneste – gaver og faste giveravtaler

Formål: Motta og administrere gaver og faste giveravtaler til ES UNG, herunder kvittering, oppfølging, regnskapsføring og rapportering til giverne om hvordan midlene er brukt.

Kategorier av registrerte: Givere, faddere og faste givere.

Personopplysninger: Navn, adresse, e-postadresse, telefonnummer, kontonummer/KID, gavebeløp, dato for gaven og betalingsstatus.

Behandlingsgrunnlag: For faste giveravtaler (f.eks. AvtaleGiro eller faste Vipps-trekk): personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav b, ettersom giveravtalen er en gjensidig avtale mellom giver og ES UNG. For enkeltstående gaver uten løpende avtale: artikkel 6 nr. 1 bokstav f (berettiget interesse i å motta, kvittere for og følge opp gaven). Det samme grunnlaget (bokstav b/f) dekker rapportering til eksisterende givere om hvordan midlene er brukt; slik rapportering anses ikke som markedsføring etter markedsføringsloven § 15 og krever derfor ikke eget samtykke, med mindre den også inneholder en oppfordring om ny eller fornyet gave – da vurderes den oppfordrende delen etter reglene om nyhetsbrev i punkt 3.6. I tillegg er oppbevaring av transaksjonsdokumentasjonen (giver, beløp, dato) en rettslig forpliktelse etter artikkel 6 nr. 1 bokstav c, jf. bokføringsloven § 13 med tilhørende forskrift, som krever fem års oppbevaring av regnskapsdokumentasjon regnet fra utløpet av regnskapsåret.

Lagringstid: Regnskapsdokumentasjon knyttet til gaven oppbevares i fem år, jf. bokføringsloven § 13.

3.3 Innrapportering av gaver med skattefradrag til Skatteetaten

Formål: Rapportere inn gaver til Skatteetaten slik at giver kan få skattefradrag for gaven.

Kategorier av registrerte: Givere som har bedt om innrapportering for skattefradrag.

Personopplysninger: Fødselsnummer eller D-nummer, navn, adresse og gavebeløp.

Behandlingsgrunnlag: Personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav c (rettslig forpliktelse), jf. skatteforvaltningsloven § 7-10 bokstav c, som pålegger organisasjoner som nevnt i skatteloven § 6-50 å gi opplysninger om givers navn, fødselsnummer og gavebeløp til Skatteetaten, presisert i skatteforvaltningsforskriften §§ 7-10-9 til 7-10-12. Bruk av fødselsnummer har hjemmel i personopplysningsloven § 12, som krav om sikker identifisering ved innrapporteringen.

Lagringstid: Fødselsnummer og øvrige opplysninger knyttet til skatterapportering oppbevares i samsvar med bokføringslovens og skatteforvaltningslovens oppbevaringskrav.

3.4 Frivillige og tillitsvalgte

Formål: Administrere verv, tillitsverv og frivillig innsats i hovedstyret, kontorstaben og lokallagene, jf. vedtektene § 5 og § 11 om verdidokument.

Kategorier av registrerte: Frivillige, tillitsvalgte og personer med verv i ES UNG.

Personopplysninger: Navn, kontaktopplysninger, verv/rolle, og bekreftelse på signert verdidokument, jf. vedtektene § 11.

Behandlingsgrunnlag: For valgte tillitsverv (styremedlemmer, lokallagsstyrer mv.), som forespørres og velges av en demokratisk forsamling i tråd med vedtektene §§ 5 og 6: personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav b, ettersom det etableres en gjensidig forpliktelse mellom ES UNG og den valgte ved aksept av vervet. For øvrig frivillig innsats uten et formelt valgt verv: artikkel 6 nr. 1 bokstav f (berettiget interesse i å administrere frivillig innsats i organisasjonen).

3.5 Påmelding til arrangementer og aktiviteter

Formål: Administrere påmelding og gjennomføring av arrangementer, kurs og aktiviteter i regi av ES UNG og lokallagene, herunder det oppsøkende rusforebyggende arbeidet, jf. vedtektene § 2 og § 3, samt å informere tidligere deltakere om fremtidige, tilsvarende arrangementer.

Kategorier av registrerte: Deltakere og påmeldte, herunder foresatte eller verger for deltakere under 18 år.

Personopplysninger: Navn, kontaktopplysninger, arrangement/aktivitet påmeldingen gjelder, og eventuell fremmøteregistrering.

Behandlingsgrunnlag: Personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav b (gjennomføring av påmeldingen) eller bokstav f (berettiget interesse i å administrere arrangementer og aktiviteter på en forsvarlig måte). For deltakere som har betalt for et arrangement, kan kontaktopplysningene i tillegg brukes til å informere om fremtidige, tilsvarende arrangementer uten eget samtykke, med grunnlag i artikkel 6 nr. 1 bokstav f og unntaket for eksisterende kundeforhold i markedsføringsloven § 15 tredje ledd, ettersom kundeforholdet er etablert gjennom kjøp av deltakelse.

3.6 Nyhetsbrev og annen kommunikasjon

Formål: Sende nyheter, informasjon og annen kommunikasjon fra ES UNG til medlemmer, givere og andre som ønsker dette.

Personopplysninger: Navn, e-postadresse og/eller telefonnummer, samt kommunikasjons- og utsendingslogg.

Behandlingsgrunnlag: Personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav a (samtykke) for kommunikasjon som ikke er en direkte oppfølging av medlemskap eller giverforhold. Du kan når som helst trekke tilbake samtykket ved å melde deg av.

3.7 Henvendelser til oss

Formål: Besvare henvendelser sendt til ES UNG per e-post, telefon eller kontaktskjema.

Personopplysninger: Navn, kontaktopplysninger og innholdet i henvendelsen.

Behandlingsgrunnlag: Personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f (berettiget interesse i å kunne besvare henvendelser), eventuelt bokstav b dersom henvendelsen gjelder oppfølging av et medlemskap eller en giveravtale.

3.8 Nettsted og informasjonskapsler (cookies)

Formål: Drifte ES UNGs nettsted og eventuelle påmeldings- og skjemaløsninger via Orglab-plattformen.

4. Hvem vi deler personopplysninger med

4.1 Orglab AS – databehandler

ES UNG bruker organisasjonsplattformen Orglab til medlemsforvaltning, giver- og innsamlingshåndtering, kommunikasjon og nettsideløsning. Orglab AS (org.nr. 937 712 103) behandler personopplysninger på vegne av ES UNG som databehandler, i samsvar med databehandleravtale mellom partene. Orglab bruker ikke personopplysningene til egne formål, og benytter dem ikke til markedsføring, profilering eller trening av kunstig intelligens-modeller.

4.2 Orglabs underdatabehandlere

Orglab benytter følgende underdatabehandlere:

4.3 Overføring til tredjeland

Personopplysninger behandles i hovedsak innenfor EU/EØS. Orglabs bruk av Google Workspace til intern saksbehandling og drift innebærer overføring av enkelte opplysninger til USA. Overføringen skjer med grunnlag i EU–US Data Privacy Framework og/eller EU-kommisjonens standard personvernbestemmelser, jf. databehandleravtalen mellom ES UNG og Orglab vedlegg C.6.

4.4 Andre mottakere

• Skatteetaten, ved innrapportering av gaver med skattefradrag, jf. punkt 3.3.
• Betalingsformidlere som Vipps MobilePay AS og Mastercard Payment Services Norge AS (Nets), i forbindelse med betaling av kontingent og gaver.

5. Hvor lenge lagrer vi personopplysningene

Vi lagrer ikke personopplysninger lenger enn det som er nødvendig for formålet med behandlingen, eller det som følger av lovpålagte oppbevaringskrav. Lagringstid for den enkelte kategori av personopplysninger er angitt under punkt 3.

6. Hvordan vi sikrer personopplysningene

ES UNG og Orglab har iverksatt tekniske og organisatoriske tiltak for å sikre personopplysningene mot uautorisert tilgang, endring, sletting og annen utilsiktet behandling, jf. personvernforordningen artikkel 32. Dette omfatter blant annet kryptering av data under overføring og lagring, tilgangsstyring etter tjenstlig behov, og sikkerhetskopiering innenfor EØS, jf. databehandleravtalen med Orglab vedlegg C.2.

Fødselsnummer og andre særlig beskyttelsesverdige opplysninger er tilgjengelig kun for personell med særskilt tilgang, og er maskert i lister og standarduttrekk.

7. Dine rettigheter

Du har følgende rettigheter etter personvernforordningen kapittel III, i den grad vilkårene for den enkelte rettighet er oppfylt:

• Rett til innsyn i personopplysningene vi behandler om deg.
• Rett til å få rettet eller supplert uriktige eller ufullstendige opplysninger.
• Rett til sletting av personopplysninger i visse tilfeller.
• Rett til begrensning av behandlingen i visse tilfeller.
• Rett til å protestere mot en behandling som bygger på berettiget interesse.
• Rett til dataportabilitet der behandlingen bygger på samtykke eller avtale.
• Rett til å trekke tilbake samtykke der behandlingen bygger på samtykke, uten at dette påvirker lovligheten av behandlingen frem til samtykket trekkes tilbake.

For å utøve rettighetene dine kan du kontakte oss på kontaktopplysningene i punkt 2.

8. Klageadgang

Dersom du mener at ES UNGs behandling av personopplysninger ikke er i samsvar med personvernregelverket, kan du klage til Datatilsynet. Du finner informasjon om hvordan du går frem på datatilsynet.no.

9. Endringer i personvernerklæringen

Vi kan oppdatere denne personvernerklæringen ved endringer i vår behandling av personopplysninger eller i personvernregelverket. Den til enhver tid gjeldende versjonen er tilgjengelig på ES UNGs nettsted.